Salesian Cooperators USA West - Regulations of the Congress

Association of Salesian Cooperators – USA West

Regulations of the Congress

November 20, 2022

Before the Provincial Elective Congress

1. Regulations Art. 28 §2 The convocation of Local Councilors, Provincial Councilors, and FMA/SDB Delegates to a Provincial Congress will be made.

2. Regulations Art. 28 §5 The Regulations of the Congress will be prepared by the Provincial Council and approved by the World Council.

3. An Electoral Commission will be approved by the Provincial Coordinator.

4. Voting Members will be verified according to an updated register.

5. Regulations Art. 20 §4 The Provincial Council will prepare the list of Candidates eligible to be elected as Councilors, verify their acceptance of nomination, and communicate the list to Voting Members ahead of the Congress.

During the Elective Congress

1. All Voting Members will convene with a prayer of discernment.

2. A presence of absolute majority of Voting Members is established by the Electoral President, to include Local Councilors, Provincial Councilors, and SDB/FMA Delegates. Regulations Art. 20 §1

Those joining by Zoom will also be counted.

3. The Electoral President will guide the Congress in deciding the number of Councilors, between 4-12, to be elected. Regulations Art. 24 §3. Canon Law 119 §2

a. First Ballot: The vote with absolute majority will be approved. If no absolute majority, a second ballot will follow.

b. Second Ballot: The top two options will be placed on the second ballot. The vote with the absolute majority will be approved.

c. Final: If no majority has been achieved, the Electoral President will break the tie by his or her vote.

4. The list of Candidates is presented by the Electoral Secretary. Art 20 §4

5. When voting remotely, members will convene as a group with an Electoral Committee, unless it is not possible, due to long distance.

Begin Election

6. Electoral Scrutineer will verify that the number of Voting Members, in-person and remote, meets the required minimum.

7. The Electoral Secretary will pass out the ballots to each Voting Member to begin voting. Canon Law 172 §2

8. Voting Members will be allowed to select as many names on the ballot as the number of agreed upon Councilors from Step 3.

9. Those voting remotely will email their votes to the Electoral Secretary, who will assure the anonymity of the ballot and retain the ballots for a recount if necessary.

10. After all ballots have been collected, the Electoral Scrutineer will verify that all Voting Members have submitted their ballots. Art. 20 §1

11. The Electoral Secretary will publicly record the number of votes each Candidate received.

a. First Ballot: The Electoral President, along with the Electoral Scrutineer, will verify which candidates on the ballot received a majority vote and are elected to the Council. Canon Law 119 §1.

b. Second Ballot: If the elected councilors on the first ballot are less than the number decided, the remaining Candidates will go to a second ballot. Candidates with the majority vote will be elected to the Council.

c. Third Ballot: If the elected councilors on the first and second ballots are less than the number decided, the remaining Candidates will go to a third ballot for the final positions. Candidates with the majority vote will be elected to the Council.

d. Final: If any open positions remain after the third ballot, or in the case of a tie, those most senior in age will be elected to the Council.

12. The Electoral President will verify the public acceptance of each Councilor elected.

After the Elective Congress

1. Newly elected Provincial Council members, along with SDB/FMA Provincial Delegates, will gather to elect the Coordinator. Regulations Art. 20 §2 requires an absolute majority vote on the first and second ballots. For a third ballot, refer to the chapter in the PVA. The vote may be public or private per Art. 24 §5.

2. After the Coordinator has been elected, the Council will determine what roles of animation there will be, to include at minimum Treasurer, Secretary, and Formator. The Council will elect Councilors to fill each role Art. 24 §4. This vote may be public or private.

3. Within a reasonable time after the newly elected Provincial Council has been established, the authority of the previous Provincial Council will be handed over.

4. In the event that a Councilor renounces their position, which must be formally done in writing, the Candidate with the most votes amongst those not elected will take their place.

Asociación de Salesianos Cooperadores – USA West

Reglamentos del Congreso

20 de noviembre, 2022

Antes del Congreso Provincial Electivo

1. Reglamento Art. 28 §2 Se hará la convocatoria de las Consejeras locales, Consejeras provinciales y Delegados FMA/SDB a un Congreso provincial.

2. Reglamento Art. 28 §5 El Reglamento del Congreso será preparado por el Consejo Provincial y aprobado por el Consejo Mundial.

3. Una Comisión Electoral será aprobada por el Coordinador Provincial.

4. Los miembros votantes serán verificados de acuerdo con un registro actualizado.

5. Reglamento Art. 20 §4 El Consejo Provincial preparará la lista de Candidatos elegibles para ser elegidos Consejeros, verificará su aceptación de nominación, y comunicará la lista a los miembros votantes antes del Congreso.

Durante el Congreso Electivo

1. Todos los miembros con derecho a voto se reunirán con una oración de discernimiento.

2. La presencia de la mayoría absoluta de miembros votantes es establecida por el Presidente Electoral, para incluir Consejeros Locales, Consejeros Provinciales y Delegados SDB/FMA. Reglamento Art. 20 §1 También se contarán los que se unan por Zoom.

3. El Presidente Electoral orientará al Congreso en la determinación del número de Consejeros, entre 4 y 12, a elegir. Reglamento Art. 24 §3. Derecho Canónico 119 §2

a. Primera boleta: Se aprobará la votación con mayoría absoluta. Si no hay mayoría absoluta, se procederá a una segunda votación.

b. Segunda boleta: Las dos opciones preferidas se colocarán en la segunda boleta. Se aprobará la votación con la mayoría absoluta.

c. Final: Si no se hubiere obtenido la mayoría, el Presidente Electoral desempatará con su voto.

4. La lista de Candidatos es presentada por el Secretario Electoral. Art. 20 §4

5. Cuando se vota a distancia, los miembros se reunirán como un grupo con un Comité Electoral, salvo que no sea posible por razones de largo distancia.

Comenzar elección

6. Los miembros votantes se reunirán. Los Escrutadores Electorales verificarán que el número de votantes, presenciales y a distancia, alcance el mínimo exigido.

7. El Secretario Electoral entregará la boleta a cada miembro votante para iniciar la votación. Derecho Canónico 172 §2

8. Los miembros votantes podrán seleccionar tantos nombres en la boleta como el número de Consejeros acordados en el Paso No. 3.

9. Quienes voten a distancia enviarán sus votos por correo electrónico al Secretario Electoral, quien asegurará el anonimato de la boleta y las conservará para un recuento en caso de ser necesario.

10. Después de que se hayan recolectado todas las boletas, el Escrutador Electoral verificará que todos los Miembros Votantes hayan presentado sus boletas. Arte. 20 §1

11. El Secretario Electoral registrará el número de votos que recibió cada Candidato.

a. Primera boleta: El Presidente Electoral, junto con los Escrutadores Electorales, verificará en la lista de Candidatos a los que con la mayoría de votos resulten electos al Consejo. Derecho Canónico 119 §1

b. Segunda boleta: Si los concejales elegidos en la primera votación son menos del número decidido, los Candidatos restantes pasarán a una segunda votación. Los candidatos con el voto de la mayoría serán elegidos para el Consejo.

c. Tercera boleta: Si los concejales elegidos en la primera y segunda vuelta son menos del número decidido, los Candidatos restantes pasarán a una tercera votación para los cargos finales. Los candidatos con el voto de la mayoría serán elegidos para el Consejo.

d. Final: Si queda algun cargo vacante después de la tercera votación, o en el caso de empate, los canidadots de lo más mayor edad serán elegidos para el Consejo.

2. El Presidente Electoral verificará la aceptación pública de cada Consejero electo.

Después del Congreso Electivo

1. Los miembros del Consejo Provincial recién elegidos, junto con los Delegados provinciales SDB/FMA, se reunirán para elegir al Coordinador. Reglamento Art. 20 §2 requiere una mayoría absoluta de votos en la primera y segunda boletas. Para una tercera boleta, consulte al artículo 20 en el PVA. El voto puede ser público o privado según el art. 24 §5.

2. Después de la elección del Coordinador, el Consejo determinará qué roles de animación habrá, incluyendo Tesorero, Secretario y Formador. El Consejo elegirá Consejeros para desempeñar cada función. Art. 24 §4. Este voto puede ser público o privado.

3. Dentro de un plazo razonable a partir de la constitución del nuevo Consejo electa, se le entregará la autoridad del Consejo anterior.

4. En caso de renuncia de un Consejero a su cargo, que deberá formalizarse por escrito, ocupará su lugar el Candidato que haya obtenido más votos entre los no elegidos.